數(shù)字化在后勤服務(wù)和管理中的積極作用

文章出處：http://www.mjagi.com 作者：陜西師范大學(xué)后勤集團(tuán) 人氣： 發(fā)表時(shí)間：2008年10月14日

陜西師大非常重視數(shù)字化校園建設(shè)，在后勤服務(wù)和管理中積極推進(jìn)數(shù)字化管理和應(yīng)用，廣泛采用智能化設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，已經(jīng)建立了一套較為完善的數(shù)字化管理服務(wù)體系，并日益彰顯出在后勤服務(wù)中的積極作用。后勤集團(tuán)的健康發(fā)展、成績(jī)的取得在很多方面得益于后勤數(shù)字化建設(shè)，是數(shù)字化建設(shè)圓了后勤人科學(xué)化管理的夢(mèng)。
數(shù)字化在后勤服務(wù)和管理中的應(yīng)用
后勤數(shù)字化建設(shè)分為兩個(gè)方面，一是覆蓋后勤集團(tuán)整個(gè)服務(wù)范圍的以公眾服務(wù)信息為主要內(nèi)容的后勤集團(tuán)網(wǎng)站建設(shè)；二是分行業(yè)內(nèi)部管理使用的管理信息系統(tǒng)建設(shè)。
集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。該平臺(tái)內(nèi)容豐富，有物業(yè)維修、供暖測(cè)溫、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、網(wǎng)上超市、網(wǎng)上訂餐、網(wǎng)上考試等系統(tǒng)，同時(shí)，也是學(xué)生和教職工對(duì)后勤服務(wù)暢談心聲的地方，深受全校師生擁護(hù)和歡迎。另外，通過(guò)把學(xué)生家長(zhǎng)網(wǎng)站與學(xué)生公寓管理相結(jié)合，使學(xué)生家長(zhǎng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以查詢(xún)子女在校的各類(lèi)學(xué)習(xí)和生活信息。
物業(yè)維修平臺(tái)。維修系統(tǒng)分為總值班臺(tái)、各專(zhuān)業(yè)維修接待平臺(tái)、公眾監(jiān)督網(wǎng)站三部。師生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)修，也可以通過(guò)電話報(bào)修。網(wǎng)絡(luò)報(bào)修電腦會(huì)自動(dòng)將信息分配給各維修點(diǎn)，電話報(bào)修信息總值班臺(tái)受理后，按業(yè)務(wù)屬性通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)度到各維修點(diǎn)。整個(gè)進(jìn)程是完全透明，維修工作時(shí)間進(jìn)度、收費(fèi)數(shù)額、用戶(hù)滿(mǎn)意度等整個(gè)置于師生和管理人員監(jiān)督之下。
數(shù)字化在餐飲管理中的應(yīng)用。餐飲管理系統(tǒng)一是規(guī)范了原材料的采購(gòu)和供應(yīng)過(guò)程。管理人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以查閱采供數(shù)據(jù)，將采購(gòu)進(jìn)價(jià)、供應(yīng)價(jià)透明化，原材料價(jià)格的調(diào)整數(shù)據(jù)都有案可稽，采購(gòu)的進(jìn)出貨量，庫(kù)存品種的進(jìn)價(jià)、存量和存貨金額通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)可以一目了然，從根本上解決了原材料采供過(guò)程的“暗箱操作”問(wèn)題。二是改變了庫(kù)存管理混亂的狀況。餐飲數(shù)字化管理系統(tǒng)的使用，為管理者建立了完備的原料庫(kù)臺(tái)賬，原材料統(tǒng)一編碼，并具備安全庫(kù)存信息警示功能，保證了庫(kù)存管理信息的準(zhǔn)確、完整。三是實(shí)現(xiàn)了菜價(jià)智能監(jiān)控。在管理系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)定了各個(gè)餐廳的毛利率標(biāo)準(zhǔn)以及毛利率區(qū)間范圍(比如最低不能低于5％，最高不能高于30％)，餐飲系統(tǒng)隨時(shí)自動(dòng)報(bào)告目前各餐廳的合理萊價(jià)，同時(shí)對(duì)各個(gè)餐廳每個(gè)菜品的實(shí)際售價(jià)進(jìn)行智能診斷，通過(guò)單菜核算給管理者合理確定飯菜價(jià)格提供了參考依據(jù)。四是餐飲成本核算及時(shí)做到了日清月結(jié)。
數(shù)字化在學(xué)生公寓管理中的應(yīng)用。學(xué)生公寓管理系統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)了公寓信息共享。各級(jí)管理者根據(jù)不同權(quán)限可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)清楚地了解公寓的房間數(shù)量、床位數(shù)量、空閑床位狀況等基本情況。公寓管理者和學(xué)生管理干部都可以準(zhǔn)確查詢(xún)某個(gè)學(xué)生所在公寓、房間和床位，學(xué)生的姓名、性別、出生年月、院系、年級(jí)、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)、職務(wù)以及家庭所在地、家長(zhǎng)聯(lián)系電話等詳細(xì)情況。二是實(shí)現(xiàn)了床位自動(dòng)分配。只要操作人員提出待分房的學(xué)生名單和計(jì)劃分配的公寓房間號(hào)碼，點(diǎn)擊自動(dòng)分房按鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將每一個(gè)學(xué)生分配到具體床位。三是實(shí)現(xiàn)了智能門(mén)禁管理。利用學(xué)生飯卡來(lái)識(shí)別學(xué)生的身份，學(xué)生出入公寓時(shí)刷卡，計(jì)算機(jī)屏幕便顯示刷卡人的照片、姓名、院系、專(zhuān)業(yè)、年級(jí)，值班人員通過(guò)觀察計(jì)算機(jī)屏幕就可以識(shí)別進(jìn)入學(xué)生公寓的人員身份，準(zhǔn)確辨別外來(lái)人員。該系統(tǒng)設(shè)置了報(bào)警功能，管理者根據(jù)需要可以設(shè)定報(bào)警時(shí)間，學(xué)生在設(shè)定的時(shí)間內(nèi)不刷卡，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示。該系統(tǒng)還具有房態(tài)實(shí)時(shí)監(jiān)控功能，楚地反映出學(xué)生最后一次出入公寓的日期和時(shí)間，以便管理者及時(shí)掌握學(xué)生的出入信息，防止意外事件的發(fā)生。四是實(shí)現(xiàn)了管理信息統(tǒng)計(jì)全面系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有較完善的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能，如：學(xué)生信息報(bào)表、公寓信息報(bào)表、公寓人員出入報(bào)表等等。五是實(shí)現(xiàn)了公寓異地遠(yuǎn)程管理。由于該系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，管理者隨時(shí)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施管理活動(dòng)，掌握公寓內(nèi)的全面情況。另外，門(mén)禁刷卡器具有脫機(jī)運(yùn)行功能，既便是在計(jì)算機(jī)暫時(shí)出現(xiàn)故障時(shí)也能使用。
數(shù)字化在人力資源與工薪管理中的應(yīng)用。內(nèi)部數(shù)字化管理中的核心內(nèi)容是人力資源管理與工薪管理。實(shí)現(xiàn)了一是人力資源管理規(guī)范化。在系統(tǒng)中的崗位管理功能方面，設(shè)計(jì)了崗位聘任程序和崗位管理模式，明確了崗位設(shè)置、崗位職責(zé)，為各部門(mén)按需設(shè)崗、以崗定薪提供了依據(jù)。人員聘任時(shí)系統(tǒng)可根據(jù)崗位用人條件在人事檔案庫(kù)中進(jìn)行篩選，并提供符合條件的候選人，為決策層確定人選提供依據(jù)。二是工作業(yè)績(jī)考核公平化。員工上下班采用指紋刷卡，系統(tǒng)自動(dòng)記錄上下班時(shí)間，同時(shí)所有二線員工通過(guò)工作日志對(duì)自己當(dāng)天的工作做出計(jì)劃并在下班前輸入完成情況，上一級(jí)管理人員可通過(guò)其出勤情況和工作完成情況對(duì)其當(dāng)天的工作做出量化考核，考核分為A、B、c、D四個(gè)等級(jí)，每個(gè)等級(jí)均有不同的分值，通過(guò)考核結(jié)果可以客觀的反映出每位員工的工作業(yè)績(jī)，體現(xiàn)了考核的公平性。另外，系統(tǒng)還提供了工作意見(jiàn)交換功能，各級(jí)管理人員可通過(guò)工作意見(jiàn)模塊下達(dá)工作指令，無(wú)論你是在同一校區(qū)還是不同校區(qū)，均可在最短的時(shí)間內(nèi)將工作意見(jiàn)傳達(dá)到當(dāng)事人。三是工資計(jì)算簡(jiǎn)捷化。使用該系統(tǒng)的工資管理功能，不論工資模式多么復(fù)雜，工資發(fā)放變得非常便捷，每月月底財(cái)會(huì)人員只需將本單位本月的收入輸入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)按照事先設(shè)定好的程序自動(dòng)進(jìn)行計(jì)算，生成工資報(bào)表，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)網(wǎng)上辦公系統(tǒng)進(jìn)行審批，在很短的時(shí)間就可完成工資申報(bào)、審批、發(fā)放工作，大大提高了工作效率。
在其它管理領(lǐng)域內(nèi)投入使用的系統(tǒng)還有：《超市管理系統(tǒng)》、《酒店管理系統(tǒng)》、《鍋爐測(cè)溫系統(tǒng)》、《網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)》、《網(wǎng)上考試系統(tǒng)》、《學(xué)校醫(yī)院管理系統(tǒng)》、《職工住房管理系統(tǒng)》、 《實(shí)臉室投入產(chǎn)出評(píng)估管理系統(tǒng)》、《校園植物資源管理系統(tǒng)》等。
后勤數(shù)字化建設(shè)中的主要做法
領(lǐng)導(dǎo)重視多方支持。高校后勤數(shù)字化建設(shè)是“一把手”工程，后勤要搞數(shù)字化建設(shè)首先離不開(kāi)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)也一直非常重視數(shù)字化管理的研究和應(yīng)用，付出了十分艱辛的勞動(dòng)。同時(shí)，在學(xué)校計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生中和社會(huì)上聘任了一批專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員從事后勤管理軟件的開(kāi)發(fā)，集團(tuán)投入了大量資金購(gòu)置設(shè)備，全力推進(jìn)數(shù)字化管理的研究和開(kāi)發(fā)應(yīng)用工作。
轉(zhuǎn)變觀念大膽實(shí)踐。各部門(mén)按照集團(tuán)的統(tǒng)一要求全面使用數(shù)字化系統(tǒng)，部門(mén)經(jīng)理以上人員上崗前要進(jìn)行計(jì)算機(jī)考試，考試不通過(guò)的，就不允許上崗。雖然在起步階段大家認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一，一些管理人員有不同程度的抵觸情緒，甚至個(gè)別人公開(kāi)反對(duì)，但是，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)信數(shù)字化建設(shè)一定要搞，也一定能夠成功。通過(guò)一些配套激勵(lì)政策，逐步轉(zhuǎn)變了各級(jí)人員對(duì)數(shù)字化建設(shè)的看法。實(shí)踐證明，這一步走對(duì)了。
嚴(yán)格要求全員參與。集團(tuán)要求所有二線人員每天的工作信息必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)輸入到系統(tǒng)中，這一要求也迫使全體管理者努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，接受新知識(shí)，后勤集團(tuán)內(nèi)部涌現(xiàn)出了學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)高潮。不斷提高自己、充實(shí)自己，以適應(yīng)集團(tuán)發(fā)展的要求，已成為每一位員工的需求。
以點(diǎn)帶面，穩(wěn)步推進(jìn)。集團(tuán)在數(shù)字化建設(shè)中，以核心業(yè)務(wù)為骨架，以點(diǎn)帶面，建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，穩(wěn)步推進(jìn)后勤數(shù)字化建設(shè)。首先選擇數(shù)字化建設(shè)容易開(kāi)展、管理人員素質(zhì)較高的部門(mén)開(kāi)始推進(jìn)，通過(guò)該部門(mén)使用數(shù)字化系統(tǒng)產(chǎn)生積極效果來(lái)影響其它部門(mén)。
積極探索，不斷完善?！肮芾碥浖斌w現(xiàn)“管理思想”，在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探索更為有效的管理途徑，不斷完善管理系統(tǒng)。隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的不斷發(fā)展，市場(chǎng)不斷出現(xiàn)新的智能化設(shè)備和高科技產(chǎn)品，為進(jìn)一步發(fā)展提供了有利的條件。同時(shí)，現(xiàn)代化企業(yè)的新的管理模式和思想，也不斷推動(dòng)著數(shù)字化建設(shè)步伐。只有不斷的探索和實(shí)踐，才能確保數(shù)字化系統(tǒng)的實(shí)用性和可靠性，使其真正成為管理的有力助手。
今后打算和努力方向
數(shù)字化信息交換平臺(tái)的完善和應(yīng)用擴(kuò)展問(wèn)題。目前的應(yīng)用系統(tǒng)基于網(wǎng)絡(luò)OA實(shí)現(xiàn)了信息共享，但在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)方面仍存在著重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題，建立核心數(shù)據(jù)庫(kù)信息平臺(tái)，信息交換平臺(tái)的完善將帶動(dòng)更多快捷、方便的擴(kuò)展應(yīng)用，這些應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)將自動(dòng)提取、匯總，真正實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的共享。
數(shù)字化與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)相結(jié)合的問(wèn)題。目前，國(guó)內(nèi)部分高校已將國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化管理體系引入到高校后勤管理工作中，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的建立，進(jìn)一步規(guī)范服務(wù)，提高了服務(wù)質(zhì)量和水平，管理水平較以前有大幅度提高。去年，我們也將I SO9 000質(zhì)量管理體系和ISO2 2 000(HAccP)食品安全管理體系引入到管理工作中。在工作中發(fā)現(xiàn)，在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中大部分管理過(guò)程，需要大量的人工和使用紙質(zhì)文件來(lái)完成，每年僅運(yùn)行記錄累計(jì)就達(dá)上千本，而記錄主要是認(rèn)證公司在審核時(shí)使用，這無(wú)形中給管理增加了成本。數(shù)字化管理是在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上建立的，但是和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化還沒(méi)有完全結(jié)合。目前，我們正結(jié)合國(guó)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系運(yùn)行的過(guò)程和模式，開(kāi)發(fā)數(shù)字化與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化管理體系相統(tǒng)一的后勤管理系統(tǒng)，統(tǒng)一后勤管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。
提供自助服務(wù)的問(wèn)題。在師生需求提交后，工作人員反應(yīng)還存在一個(gè)時(shí)間間隔問(wèn)題，如果將用戶(hù)自己可以獨(dú)立完成的業(yè)務(wù)，做成無(wú)人值守的自助式服務(wù)平臺(tái)，將大大縮短服務(wù)響應(yīng)和完成時(shí)間，用戶(hù)可以更自由的享受服務(wù)。
加強(qiáng)后勤服務(wù)育人功能的問(wèn)題。集團(tuán)在提供后勤服務(wù)的同時(shí)，如何教育學(xué)生樹(shù)立正確的人生觀，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，我們擬建立一個(gè)大學(xué)生生活考評(píng)系統(tǒng)，用于反映學(xué)生在后勤生活方面的表現(xiàn)情況，為學(xué)生綜合考評(píng)提供依據(jù)。

來(lái)源：中國(guó)院校后勤信息網(wǎng)