基于一卡通平臺的高校財務(wù)信息管理流程重組
文章出處：http://www.mjagi.com 作者：冉潔 丁慧平 張駿溫 人氣： 發(fā)表時間：2011年11月22日
我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展對高校的管理水平提出了更高的要求，高校財務(wù)管理作為高校管理的核心部分，必須適應(yīng)時代變化的要求。如何做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校財務(wù)信息管理，也是大家當(dāng)前關(guān)心的熱點(diǎn)之一。但目前絕大多數(shù)高校的財務(wù)管理存在以下困擾：
(1)信息孤島的存在。近年來，高校各管理部門陸續(xù)建立了各自的管理信息系統(tǒng)，以便實(shí)現(xiàn)辦公自動化和加強(qiáng)各自的業(yè)務(wù)管理。財務(wù)管理作為一項(xiàng)重要業(yè)務(wù)，其數(shù)據(jù)來源于各個不同的職能部門。涉及高校業(yè)務(wù)中的方方面面。然而。由于高校各職能部門的應(yīng)用系統(tǒng)功能不同、建立的時間不同。導(dǎo)致系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)格式和軟件使用都有很大差異。因此部門之間數(shù)據(jù)只能通過紙質(zhì)介質(zhì)或優(yōu)盤傳送，這樣就無法避免信息孤島的存在。造成了財務(wù)所需的原始信息更新不同步，數(shù)據(jù)錄入重復(fù)。信息難以共享等諸多問題。
(2)傳統(tǒng)的高校財務(wù)工作組織模式不適應(yīng)信息化要求。傳統(tǒng)的高校財務(wù)工作組織模式是以功能活動來劃分的層級組織模式，包括資金管理、財務(wù)控制、預(yù)算與費(fèi)用、賬務(wù)、會計、內(nèi)部稽核等。這種模式下，每個部門的組織結(jié)構(gòu)是縱深型的。每個工作人員只對自己的上級負(fù)責(zé)。每個管理者只能在自己負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)層面上解決問題。這樣的模式缺乏全局考慮，而且信息通過層層傳輸，失真和損失的可能性很大。
對于上述存在的問題。本文設(shè)想借助高校“一卡通”平臺和業(yè)務(wù)流程再造的基本思想，來重構(gòu)高校的財務(wù)管理流程，實(shí)現(xiàn)高校財務(wù)信息資源的整合，從而克服上述問題，改善財務(wù)部門的管理職能和管理效率。
1 業(yè)務(wù)流程再造(BPR)理論
BPR （Business Process Reengineering ）即企業(yè)流程再造，也稱企業(yè)流程重組，由美國麻省理工學(xué)院哈默博士于1990年提出。BPR是指對關(guān)鍵流程中的活動和信息流進(jìn)行重新審視和設(shè)計。從而達(dá)到簡化流程、降低成本、提高質(zhì)量和增加柔性的目的。流程再造的理論就是要徹底打破勞動分工的約束?？缭铰毮懿块T的條條框框，以流程為核心重建企業(yè)的運(yùn)行機(jī)制和組織結(jié)構(gòu)。將傳統(tǒng)組織中的縱向職能控制轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒讨懈黜?xiàng)活動的橫向協(xié)調(diào)。目前國外許多學(xué)者對BPR在工業(yè)企業(yè)領(lǐng)域應(yīng)用的討論產(chǎn)生了很大的反響．國外一些學(xué)者開始就BPR在教育行業(yè)的應(yīng)用進(jìn)行探討。目前國內(nèi)對BPR在高校應(yīng)用的討論還比較少，只在圖 書期刊管理、醫(yī)院管理方面有所討論，本文試圖從業(yè)務(wù)層面對高校與財務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行設(shè)計。
2 利用一卡通平臺來整合高校財務(wù)信息管理
校園一卡通是集學(xué)校綜合管理和金融服務(wù)為一體的多功能復(fù)合卡應(yīng)用系統(tǒng)。本文從高校各部門的功能角度進(jìn)行了分析。設(shè)想通過一卡通平臺來集成各部門的財務(wù)數(shù)據(jù)。把全校的主流信息、公共數(shù)據(jù)有效地管理起來，實(shí)現(xiàn)全校范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享。從而實(shí)現(xiàn)整個學(xué)校的全面信息查詢和決策分析。
圖1 一卡通網(wǎng)絡(luò)平臺示意圖
通過一卡通這個中心數(shù)據(jù)庫平臺，使得校園內(nèi)各個應(yīng)用系統(tǒng)的財務(wù)信息實(shí)現(xiàn)集成，實(shí)現(xiàn)高校的財務(wù)信息化，同時同步地更新財務(wù)信息，將財務(wù)會計流程與全校的業(yè)務(wù)管理流程有機(jī)地融合在一起，而每個部門應(yīng)用性系統(tǒng)程序仍然獨(dú)立運(yùn)行。保持相互間的松耦合度，使得局部的變動不至于傳遞到整體，但其他各部門可以調(diào)用和瀏覽數(shù)據(jù)。也就是說，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時，由業(yè)務(wù)的責(zé)任部門負(fù)責(zé)錄人信息，當(dāng)信息進(jìn)人系統(tǒng)后，立即存儲在一卡通數(shù)據(jù)庫中的指定字段，不再需要其他個部門或其他員工再錄入一遍。這樣。所有被“授權(quán)”的人員可以共同調(diào)用相關(guān)的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時、迅速響應(yīng)變化；同時，哪個部門負(fù)責(zé)錄入，哪個部門就對其提供的數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和及時性負(fù)責(zé)。這樣所有管理人員都依據(jù)統(tǒng)一、實(shí)時的信息來源做出決策。避免了不同的單位或個人，由于信息所依據(jù)的來源不同而做出相互矛盾的決定，從而避免了管理決策的混亂。
這種設(shè)計也便于統(tǒng)計分析各種信息。有授權(quán)的部門既可以通過一卡通平臺查詢以某個學(xué)生為主體的繳費(fèi)、選課、醫(yī)療、消費(fèi)等所有與其相關(guān)的橫向信息，也可查詢以某個部門為主體的縱向信息。例如以學(xué)院為主體的繳費(fèi)、醫(yī)療、消費(fèi)、獎懲等信息。所有信息可進(jìn)行條件查詢或模糊查詢。并且提供圖形化的統(tǒng)計界面。為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意如圖1，數(shù)據(jù)流程示意如圖2。
圖2 數(shù)據(jù)流程示意圖
高校財務(wù)管理中的預(yù)算管理、資金管理、工資管理、稅收管理、票據(jù)管理等業(yè)務(wù)均涉及全校各部門，應(yīng)該充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，對傳統(tǒng)財務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造和重組，并嵌人控制系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一，減少各部門在重復(fù)錄人數(shù)據(jù)過程中帶來的錯漏現(xiàn)象，保證各部門數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性、真實(shí)性和可靠性，為財務(wù)部門提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來源。比如，實(shí)行彈性學(xué)分制管理后，學(xué)生選課和成績與其按學(xué)分交費(fèi)有直接關(guān)系。每個學(xué)生按照自己的情況決定畢業(yè)年限和修課門數(shù)。那么按照學(xué)生的選課情況計算出來的每人應(yīng)交的學(xué)費(fèi)就各不相同。導(dǎo)致財務(wù)處與教務(wù)處必須及時交換信息，使教務(wù)處的學(xué)生管理工作與財務(wù)工作密切相關(guān)。
3 一卡通中心數(shù)據(jù)庫對各職能部門的功能分析
3．1源數(shù)據(jù)的取得
學(xué)校的各個業(yè)務(wù)部門是數(shù)據(jù)采集的來源，通過錄入或?qū)朐紨?shù)據(jù)．并由各業(yè)務(wù)系統(tǒng)處理后形成數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源遵循“誰提供淮負(fù)責(zé)”的原則，由相應(yīng)的責(zé)任部門對提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和更新，若出了問題該部門也要承擔(dān)責(zé)任 存入一卡通中心共享數(shù)據(jù)庫的信息將采用全校統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)來沒計，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)共享將得到解決。經(jīng)過對高校各部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)研，以及對應(yīng)用系統(tǒng)間關(guān)系的跟蹤研究，各職能部門負(fù)責(zé)提供的數(shù)據(jù)如表1所示：
表1 各部門提供給一卡通平臺的數(shù)據(jù)表
3．2 數(shù)據(jù)的整合共享
一卡通中心數(shù)據(jù)庫向下從數(shù)據(jù)源集成數(shù)據(jù)并保持更新同步，成為各個應(yīng)用系統(tǒng)之間的共享數(shù)據(jù)通道；向上發(fā)布經(jīng)過財務(wù)處理的數(shù)據(jù)，作為統(tǒng)計分析服務(wù)的數(shù)據(jù)源。財務(wù)處相當(dāng)于一個業(yè)務(wù)部門，利用各單位提供的數(shù)據(jù)源，進(jìn)行各種財務(wù)計算和加工．處理后的財務(wù)數(shù)據(jù)傳回一卡通數(shù)據(jù)平臺，供各個單位和個人調(diào)用和查詢。
經(jīng)財務(wù)處理后供各單位查詢的數(shù)據(jù)如表2所示。每個單位和個人可以通過各自的權(quán)限來實(shí)現(xiàn)寫入和讀出中心數(shù)據(jù)庫，以不同權(quán)限打開中心數(shù)據(jù)庫的界面也是各不相同的。
表2 經(jīng)過財務(wù)處理后供各單位查詢的數(shù)據(jù)
4 一卡通中心數(shù)據(jù)庫的權(quán)限設(shè)定
(1)各部門的管理業(yè)務(wù)各不相同，但并不是所有數(shù)據(jù)都需要寫入中心數(shù)據(jù)庫中。對于有些部門特殊的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以通過該部門的應(yīng)用子系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)管理。
(2)通過一卡通網(wǎng)絡(luò)把學(xué)生(教工或者臨時人員)的所有公用信息都儲存進(jìn)去，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)修改該部門特有信息的字段，并查詢它的相應(yīng)信息。每個部門負(fù)責(zé)提供一些特有信息，只有該部門有權(quán)利修改其特有信息，其他部門只能調(diào)用或查詢，并不能修改。比如學(xué)生信息只能由學(xué)生處提供，其他部門必須從一卡通平臺中學(xué)生處提供的學(xué)生基本信息中來提取，這樣就保證了各個部門間同一數(shù)據(jù)的一致性和唯一性，解決了信息的共享和同步更新的問題。麗這些信息中最為重要的財務(wù)信息也就自然地被集成、存儲、管理和利用起來了。
(3)對所有部門提供的數(shù)據(jù)，一卡通中心負(fù)有監(jiān)督責(zé)任，各部門所能調(diào)用和查詢的數(shù)據(jù)，也由一卡通中心負(fù)責(zé)設(shè)定。每個部門需要賬號和密碼才能查詢到與自己業(yè)務(wù)有關(guān)的數(shù)據(jù)，其界面也各不相同．如有必要，可采取保密措施，防止機(jī)密信息的泄露。
通過權(quán)限設(shè)定有效地傳輸或溝通各種信息．使財務(wù)工作者能夠有效地取得他們在執(zhí)行、管理和控制業(yè)務(wù)過程中所需的信息，并能確保信息的安全性。
5 結(jié)論及待進(jìn)一步研究的問題
通過一卡通平臺把全校的管理信息系統(tǒng)構(gòu)成一個統(tǒng)一體，形成了完整的學(xué)校信息管理系統(tǒng)，有如下好處：(1)使學(xué)校內(nèi)部各環(huán)節(jié)有機(jī)地協(xié)調(diào)起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的聯(lián)動。使財務(wù)信息變得更加開放，可以直接從各部門調(diào)用數(shù)據(jù)。(2膜財務(wù)工作人員從煩瑣的賬務(wù)處理工作中解脫出來，有時間作信息分析處理、預(yù)測決策等。(3)使組織更加扁平化，減少信息傳遞的層級數(shù)，避免信息失真。(4)從事后控制變?yōu)槭轮锌刂坪褪虑翱刂疲芾碚呖梢噪S時了解和掌握財務(wù)狀況，充分實(shí)現(xiàn)在線管理、及時控制、科學(xué)預(yù)測，實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化。
盡管網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開放性為信息共享提供了方便，但在信息共享的同時，也必須進(jìn)行安全方面的考慮，防止信息泄露和被盜。隨著高校的發(fā)展，各單位的業(yè)務(wù)和相互關(guān)系是不斷變化的，隨著高校規(guī)模擴(kuò)大、管理與控制幅度增大，本文列出的數(shù)據(jù)表遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。要適應(yīng)形勢的發(fā)展．一卡通平臺必須設(shè)計足夠的供拓展和改善的接口，并可以根據(jù)業(yè)務(wù)的變化來不斷調(diào)整、改善一卡通平臺中各部門的權(quán)限以及相互的制約關(guān)系。
作者簡介：丁慧平，北京交通大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院教授，博士生導(dǎo)師。
冉潔 北京交通大學(xué) 計財處 張駿溫 北京交通大學(xué) 信息中心
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